わかりやすいビジネス文書の書き方｜報告書・提案書・議事録の基本 | スマイルナビ

「書いたのに伝わらない」文書には共通の問題がある

仕事で文書を作成するとき、「ちゃんと書いたつもりなのに、相手から何度も質問が来る」「上司に書き直しを指示された」という経験はありませんか。私も会社員時代、報告書や提案書を作るたびに「もっとシンプルに書いて」と指摘を受けることがありました。

フリーランスになってからは、クライアントへの提案書や報告書を自分で作る機会が増えました。その経験の中で「伝わる文書」と「伝わらない文書」の差は、内容の量よりも「構成と見やすさ」にあると気づきました。この記事では、ビジネス文書の基本的な書き方を解説します。

ビジネス文書で最も重要なルールは「結論から書く」ことです。読む側は忙しく、最後まで読まないと何が言いたいかわからない文書は、読まれないまま終わることがあります。

悪い例：「先月の販売状況について調査した結果、各エリアのデータを分析し……（長い説明）……以上の理由により、来月は○○の施策が有効だと考えます。」

良い例：「来月は○○の施策が有効です。理由は以下の通りです。①……②……③……」

1文が長くなるほど、読み手の理解に時間がかかります。目安は「1文50文字以内」です。長くなりそうな場合は、文を2つに分けましょう。

複数の要点を伝えるときは、箇条書きを使うことで見やすさが大幅に向上します。「3点あります」と書いた後に箇条書きにすることで、読み手が内容を把握しやすくなります。

報告書は「何が起きたか・どう対応したか・今後どうするか」の3点を明確に伝えることが目的です。