ビジネスチャットのマナー基本！SlackやTeamsでの伝え方の工夫

ビジネスチャットを使い始めた当初、メールの延長のような堅い文章を送ってしまい、かえって浮いてしまった経験があります。逆に砕けすぎた言葉遣いで、相手に軽く受け取られてしまったこともありました。

今回は、そんな私が試行錯誤しながら身につけた、ビジネスチャットでのマナーと伝え方の工夫をお伝えします。

チャット特有の難しさを理解する

メールと違い、チャットはスピード感が求められる一方で、文字だけのやり取りのためニュアンスが伝わりにくいという特徴があります。この違いを理解することが、適切な使い方への第一歩だと感じています。

堅すぎる文章は読み手の負担になり、逆に砕けすぎると失礼にあたることもあります。相手や状況に応じた温度感を意識するようにしています。

前置きを長くせず、最初の一文で何を伝えたいのかが分かるように書くことで、相手が読む負担を減らせると感じています。Slackで長文の相談を送っていた頃は返信率が低かったのですが、結論を最初に書くようにしてから、当日中に返信をもらえることが増えました。

文字だけでは冷たい印象になりがちな場面で、スタンプやリアクションを添えることで、柔らかい雰囲気を演出できると実感しています。

どうしても内容が長くなる場合は、「少し長くなりますが」と一言添えることで、相手が心の準備をしてから読めるよう配慮しています。

即レスを強要するような雰囲気を作らないよう、返信を急かす表現は避け、相手のペースを尊重することを心がけています。

重要な相談事はチャットではなく、あえて通話やオンライン会議を選ぶなど、内容に応じて手段を使い分けることの大切さも学びました。

ビジネスチャットのマナーは、要件を簡潔に伝えつつ、相手への配慮を言葉やリアクションで示すことが大切だと実感しています。

次のチャット、まずは要件を一文にまとめてから送ってみませんか。