ChatGPT活用実践編｜仕事の効率を上げる具体的な使い方とプロンプト例 | スマイルナビ

「使い方」がわかってから、ChatGPTが本当の仕事のパートナーになった

このブログ運営でもChatGPTのようなAIツールを活用していますが、使い始めた当初は「とりあえず質問する」という使い方しかできていませんでした。記事43でChatGPTの基本的な使い方を紹介しましたが、その後さらに実践を重ねる中で、具体的な活用パターンが見えてきました。

ChatGPTは「何を聞くか」より「どう指示するか」によって、得られる結果の質が大きく変わります。この記事では、仕事の効率を上げるための具体的な活用方法とプロンプト（指示文）の例を紹介します。

効果的なプロンプトには、以下の要素を含めることがポイントです。

悪いプロンプトの例：「ブログ記事を書いて」

良いプロンプトの例：「30代の副業初心者に向けて、フリマアプリで売れるコツについて、3,000字程度のブログ記事を書いてください。見出しを使い、初心者でもすぐ実践できる具体的な方法を中心にお願いします」

クライアントへの返信メール・お礼メールなど、毎回考えるのが面倒な文章の下書きを作成してもらえます。

プロンプト例：「クライアントに納期を3日延長してもらうお願いをするメールの文面を、丁寧で誠実な印象になるように作成してください」

下書きをもとに自分の言葉で調整することで、ゼロから書くより時間を大幅に短縮できます。

長い資料・議事録・メールの内容を要約してもらうことで、内容の把握が速くなります。

プロンプト例：「以下の議事録の内容を、決定事項とアクション項目に分けて箇条書きで要約してください」

新しい企画やブログのテーマを考えるとき、一人で考えるより多くの選択肢を短時間で出せます。

プロンプト例：「30代のフリーランス向けの節約をテーマにしたブログ記事のアイデアを10個、それぞれ一言の説明つきで提案してください」

書いた文章をより読みやすく改善してもらうことができます。

プロンプト例：「以下の文章を、もっと簡潔でわかりやすい表現に直してください。文章の意味は変えないでください」

ChatGPTは、事実と異なる情報を自然な文章で出力することがあります（ハルシネーションと呼ばれる現象）。特に統計データ・法律・制度に関する情報は、必ず公式の情報源で確認しましょう。

クライアントの個人情報・機密情報をそのまま入力することは避けましょう。固有名詞を伏せた状態で質問するなど、情報の取り扱いには注意が必要です。

ChatGPTが出力した文章をそのまま使うのではなく、自分の言葉で見直す・事実確認をするというプロセスを必ず入れましょう。

よく使う指示文をテンプレート化しておくことで、毎回ゼロから考える手間が省けます。「メール作成用」「記事構成用」「要約用」のように、用途別にテンプレートを保存しておきましょう。

一度で完璧な結果が出るとは限りません。「もう少し簡潔に」「もっと具体的に」と追加で指示することで、求めている結果に近づけていく対話的な使い方が効果的です。

ChatGPTを仕事の効率化に活かすには、「役割・目的・形式・条件」を含めたプロンプトを作ることが重要です。

「とりあえず質問する」だけの使い方から一歩進めて、具体的な指示を出す練習をしてみましょう。まず今日のメール返信の下書きを、ChatGPTに作ってもらうところから試してみてください。