オンライン会議で大失敗した私が、見直したマナーと準備

フリーランスになってから、クライアントとの打ち合わせはほとんどオンライン会議になりました。対面と違って気軽に感じていたのですが、ある案件の初回打ち合わせで、通知音が何度も鳴り続け、先方に不快な思いをさせてしまったことがあります。事前準備を怠っていたことが原因でした。

この失敗をきっかけに、オンライン会議に臨む前の準備やマナーを一から見直すことにしました。今回はその内容を共有します。

失敗の原因は「事前準備の甘さ」だった

振り返ると、あの失敗は単純に会議前に通知をオフにし忘れたというケアレスミスでした。しかし、それだけでなく背景の映り込みや照明、ネット環境の確認など、事前に整えておくべきことを何一つ確認していなかったことにも気づかされました。今では会議開始の15分前にアラームを設定し、必ず確認するルーティンにしています。

今、会議前に必ず確認していること

通知類の停止と環境の確認

パソコン・スマホともに通知をオフにするか、機内モードに近い設定にしておきます。あわせて、生活感が出すぎない背景を選び、顔が暗く映らないよう照明の位置も調整します。

ネット環境と資料の準備

会議の10分前にビデオ通話アプリで通信テストを行い、映像・音声が問題ないか確認します。画面共有する資料は事前に開いておき、当日探す手間をなくすようにしています。

会話の進め方で意識していること

オンライン会議は対面と違い、間の取り方が難しいと感じています。相手の発言に被せて話してしまったり、逆に沈黙が気まずくなったりと、対面では気にならない部分でつまずくことが多くありました。相手が話し終わってから一呼吸置いて発言するよう意識し、相槌は声だけでなく、うなずきなど画面越しでも伝わる動作を大きめにするようにしています。資料を画面共有する際は、操作の前に「画面を共有しますね」と一言添えることも忘れないようにしています。特に効果を感じているのは、会議の最後に決定事項と次のアクションを口頭で必ず確認し合うことです。オンラインだと言った言わないのすれ違いが起きやすいため、必ず最後に整理する時間を取るようにしてから、後からのメールでの認識合わせがぐっと楽になりました。

クライアントワークならではの気配り

フリーランスとしてクライアントと打ち合わせをする際は、対面以上にきちんとしている印象を持ってもらうことを意識しています。開始時刻の1〜2分前には入室しておく、名前表示を本名にしておくなど、細かい部分の積み重ねが信頼につながると感じています。こうした小さな配慮の積み重ねが、次の案件につながるかどうかにも影響してくると実感しています。

まとめ

• 会議前は通知をオフにし、背景・照明・ネット環境を確認する
• 発言は相手の話が終わってから一呼吸置いて行う
• 画面共有前には一言添える
• 会議の最後に決定事項と次のアクションを口頭で確認する

次の会議では、開始15分前に通知オフと通信テストをするところから試してみてください。