出張・外出が多い人のためのスケジュール管理術！私の工夫

外出や訪問が多い働き方をするようになってから、移動中に予定を確認し忘れたり、次の訪問先への到着時間を読み違えたりすることが何度かありました。オフィスにいる時とは違う管理の仕方が必要だと痛感しました。

今回は、そんな私が実践している、出張や外出が多い働き方に合わせたスケジュール管理の工夫をお伝えします。

移動が多いとスケジュール管理が難しくなる理由

デスクに座っている時と違い、移動中は予定の確認や変更対応が後手に回りやすいことが、管理の難しさにつながっていると感じています。

訪問先への移動時間を考慮せずに予定を詰め込んでしまい、遅刻しかけた経験から、移動時間そのものをスケジュールに組み込む意識を持つようになりました。

訪問先の順番や移動手段を前日のうちに確認しておくことで、当日慌てずに動けるようになりました。

資料や名刺など、訪問先によって必要な持ち物が異なるため、事前にリスト化しておくことで忘れ物を防いでいます。

スマートフォンでさっと確認できるよう、Googleマップのマイマップ機能に訪問先をピン留めし、住所や連絡先を含めた予定をひとつの画面にまとめておくようにしています。1日3件の訪問がある日でも、地図を開くだけで動線が把握できます。

交通機関の遅延などを見越して、訪問と訪問の間に余裕を持たせることで、多少の予定変更にも対応しやすくなりました。

移動時間を予定の一部として扱うようになってから、焦って行動することが減り、訪問先でも落ち着いて対応できるようになったと感じています。

出張や外出が多い働き方では、移動時間を含めたスケジュール管理と、事前の持ち物確認が安心につながると実感しています。

次の外出予定、まずは移動時間を含めて書き出してみませんか。